本文作者安真,擁有六年的顧問經驗,喜歡沈浸在知識的園地,目前也是行雲會的幹部及商業心理讀書會的創辦人。感謝授權「Vista讀書會」網站轉載,特此申謝。

最有生產力的一年》是Chris Bailey經過一年的效率提升實驗後所整理出來的研究心得,雖然是2016年出版的書籍,但最近許多讀書會也紛紛拿來導讀。今晚(4月26日)Vista讀書會不只是說書,讓我收穫更多的是Vista分享他自己的工作心法與常用工具。



對我而言,2017年幾乎是蠟燭兩頭燒的一年。一方面要拓展業務,另一方面又要開發產品,下班後又在社群擔任幹部,常常覺得一直被大家追著跑。久而久之,難免會發生工作拖延、情緒低落與體力透支等現象……

其實,在VUCA時代裡,這是很普遍的現象。科技創新引發產業與生活型態急劇變化的現象,需要敏捷的組織來快速因應市場變化;因此,工作和生活愈來愈難以切割,而管理好自己的精力和專注力,也才是真正的重點。

擁有更好的精力,就讓自己睡眠充足吧!

  • 睡前避免使用電子產品。
  • 睡前避免攝取咖啡因和酒精。

擁有更好的專注力,避免讓自己分心。

  • 遠離電子產品、Facebook或LINE等干擾。
  • 善用番茄鐘工作法,讓自己更專心。

擁有更好的能量,學習正向思考力。

  • 冥想30分鐘,沈澱內心的煩雜事物。
  • 學習正念,用正向的態度迎接挑戰。

談完精力、能量與專注力後,接下來就是工作與時間的管理。過去,大家耳熟能詳的時間管理法則,不外乎就是把工作列出來,並依據輕重緩急進行分類。無獨有偶,本書作者也倡議「以終為始、要事為先」的概念。

以終為始、要事為先,列出最重要的三件事。

Set GPS:
  • Goal 確認目標
  • Points 抓出要點
  • Steps 列出工作
工作管理:
  • 刪減無效的工作。
  • 列出最重要的三件事,要求自己先專心完成。
  • 建立明確的工作步驟。

時間管理,追蹤花在要事的時間。

時間管理:
  • 生理黃金時段:精神旺盛時思考、創作;精神不濟時做例行事務。
  • 用金錢換時間:發包給不同時區的外包、跑腿族處理。
  • 集中處理瑣事:利用某一個時段,一次把所有瑣事處理掉。
追蹤成效:
  • 追蹤花費的時間非常重要,因為它可以幫助我們有效檢驗我們是否真的有把時間花在上面、有優先完成它們,例如可以利用像是TogglRescue Time這類的數位工具來追蹤自己過去一個小時做了些什麼?

每週追蹤與檢視:

  • 清空收件匣。
  • 檢視晨間日記。
  • 檢視行事曆。
  • 思索任務行動。
  • 檢視年度計畫。


觀念談得差不多了,接下來分享Vista與其他夥伴所提供的超好用管理方法:
  • 人脈管理:收到名片後,當天寫信給對方。
  • 活動紀錄:將活動感想、心得記錄並分享。
  • 靈感金句:立刻把有意義的圖文,輸入到自己的資料庫。
  • 感悟觸動:利用晨間日記,可定期檢視。
  • 開銷花費:利用App隨時記帳。
  • 回顧展望:檢視自己做得不錯、做得不好但已盡力、不夠努力或做得很糟的事情,同時也著手展望未來半年的規劃。



近期我常請教Vista有關個人品牌形塑及內容駭客的專業建議,今天是第一次參加Vista老師的讀書會,今晚的收益良多與充實,讓我更深入了解精力、時間、工作與效率的課題。

雖然這些主題聽起來很繁雜,但在撰寫這篇文章時,卻意外發現並沒有想像中的困難,只要善用一點心思就很容易做到。嗯,我也期待未來可以變得更有活力,能夠更高效地享受生活與工作。


★ Photo Credit:Vista

★ 歡迎報名參加Vista的五月讀書會:《場景革命

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